क्या आपने कभी Microsoft Excel में कोई ज़रूरी फाइल बनाई हो और बाद में उसे ढूंढने या फिर से खोलने में परेशानी हुई हो? असल में, Excel में पहले से बनी हुई वर्कबुक (Existing Workbook) को खोलना बहुत ही आसान काम है, बस शर्त यह है कि आपको इसके सही तरीके और शॉर्टकट पता होने चाहिए।
इस ब्लॉग पोस्ट में हम आपको step-by-step तरीके से बताएंगे कि Excel में existing workbook कैसे खोलें । इसके साथ ही हम कुछ useful keyboard shortcuts और pro tips भी शेयर करेंगे, जिनकी मदद से आपका काम पहले से कहीं ज़्यादा तेज़ और व्यवस्थित (organized) हो जाएगा।
📑 इस आर्टिकल में आप क्या पढ़ेंगे (Table of Contents)
फाइल टैब का उपयोग करके वर्कबुक खोलना (Using File Tab)
- Microsoft Excel को ओपन करें।
- स्क्रीन के सबसे ऊपर बाईं तरफ दिए गए File टैब पर क्लिक करें।
- अब Sidebar में दिख रहे Open विकल्प पर क्लिक करें।
- यहां आपको मुख्य रूप से तीन विकल्प (options) दिखाई देंगे:
- Recent: यह हाल ही में खोली गई वर्कबुक्स की लिस्ट दिखाता है। आप यहां से किसी भी फाइल पर क्लिक करके उसे सीधे खोल सकते हैं।
- This PC: यदि आपकी वर्कबुक कंप्यूटर में सेव है, तो Browse पर क्लिक करें और जिस फोल्डर में फाइल सेव है, वहां जाएं।
- OneDrive: अगर आपकी वर्कबुक क्लाउड (OneDrive) में सेव है, तो इसे यहीं से एक्सेस किया जा सकता है।
- अपनी वर्कबुक को सेलेक्ट करें और Open बटन पर क्लिक करें।
कीबोर्ड शॉर्टकट के उपयोग से वर्कबुक खोलना (Keyboard Shortcuts)
अगर आप अपना समय बचाना चाहते हैं और एक्सेल में Pro User की तरह काम करना चाहते हैं, तो इन keyboard shortcuts का इस्तेमाल जरूर करें:
- Ctrl + O: इस शॉर्टकट से आप किसी भी मौजूदा (existing) वर्कबुक को सिर्फ एक क्लिक में जल्दी से खोल सकते हैं।
- Ctrl + F12: यह शॉर्टकट सीधे आपके कंप्यूटर का File Explorer (Browse Window) खोल देता है, जिससे फाइल ढूंढना आसान हो जाता है।
सीधे फाइल लोकेशन से वर्कबुक खोलना (Open Directly from File Location)
सबसे ज़रूरी बात यह है कि वर्कबुक खोलने के लिए आपको पहले Excel ओपन करने की कोई ज़रूरत नहीं है। आप सीधे अपने कंप्यूटर के फोल्डर से भी फाइल को ओपन कर सकते हैं:
- उस फोल्डर (Folder) में जाएं, जहां आपने अपनी Excel फाइल सेव की थी।
- फाइल के आइकॉन पर Double Click करें।
- Excel अपने आप खुल जाएगा और आपकी फाइल स्क्रीन पर सामने आ जाएगी।
एक्सेल फाइल खोलने के लिए प्रो टिप्स (Pro Tips for Excel Users)
- Recent List का उपयोग करें: जिन फाइलों को आप बार-बार इस्तेमाल करते हैं, उनके लिए हमेशा Recent सेक्शन का प्रयोग करें, इससे समय की बचत होती है।
- महत्वपूर्ण फाइलों को Pin या Favorite करें:
- पुराने वर्जन्स में: फाइल के नाम के सामने दिख रहे 📌 आइकन पर क्लिक करें।
- Excel 2021–2024/365 में: यदि पिन आइकन नहीं दिख रहा, तो फाइल पर Right-click करें और Add to Favorites विकल्प चुनें।
ध्यान दें: Excel के नए वर्जन्स में Pin फीचर को अब Add to Favorites नाम से दिया गया है। इसे चुनने पर आपकी फाइल स्टार (★) मार्क के साथ लिस्ट में सबसे ऊपर दिखाई देने लगती है, जिससे उसे ढूंढना और भी आसान हो जाता है।
📌 MS Excel सीखने के लिए यह भी पढ़ें
▸ एक्सेल इंटरफेस की पूरी जानकारी – रिबन और टैब्स को विस्तार से समझें▸ माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल कैसे खोलें? – एक्सेल शुरू करने के 4 आसान तरीके
▸ स्प्रेडशीट क्या है? – स्प्रेडशीट का परिचय और मुख्य प्रकार
📝 Exam Important Points (याद रखें)
- Shortcut Key: Existing workbook खोलने के लिए Ctrl + O सबसे ज़्यादा पूछा जाने वाला शॉर्टकट है, इसे ज़रूर याद रखें।
- File Explorer Shortcut: Ctrl + F12 सीधे Browse Window खोलता है ।
- Recent List: यह हमेशा सबसे हाल ही में खोली गई फाइलों को दिखाती है, सबसे पुरानी फाइल को नहीं।
- Pin vs Add to Favorites: पुराने Excel वर्जन्स में इसे Pin कहते हैं, जबकि नए वर्जन्स (2021/365) में इसे Add to Favorites कहा जाता है — यह difference exam में पूछा जा सकता है।
- Multiple File Selection: एक साथ कई फाइलें खोलने के लिए Ctrl Key दबाकर रखें और फाइलें सेलेक्ट करें।
- Double Click Method: Excel को manually open किए बिना भी, सीधे फाइल लोकेशन से Double Click करके वर्कबुक खोली जा सकती है।