Microsoft Excel में Copy, Cut और Paste का उपयोग करना डेटा मैनेजमेंट का सबसे बुनियादी और प्रभावी कौशल है। यह फीचर न केवल डेटा को एक स्थान से दूसरे स्थान पर Move करने या Duplicate (डुप्लिकेट) करने में मदद करता है, बल्कि आपके समय की बचत कर कार्य को अधिक व्यवस्थित बनाता है। इस गाइड में, हम Excel के इन महत्वपूर्ण टूल्स और उनके विभिन्न तरीकों को विस्तार से समझेंगे।
कॉपी और पेस्ट क्या है? (What is Copy and Paste?)
कॉपी और पेस्ट (Copy and Paste) डेटा को डुप्लिकेट करने का एक प्रभावी तरीका है। इसकी परिभाषा को हम दो भागों में समझ सकते हैं:
1. कॉपी (Copy):
जब आप किसी सामग्री को कॉपी करते हैं, तो वह कंप्यूटर की अस्थायी मेमोरी (जिसे Clipboard कहते हैं) में सेव हो जाती है। इसमें मूल डेटा अपने स्थान पर सुरक्षित बना रहता है।
2. पेस्ट (Paste):
क्लिपबोर्ड में स्टोर की गई जानकारी को किसी नए स्थान या सेल पर डालने की प्रक्रिया को Paste कहा जाता है। डेटा तब तक क्लिपबोर्ड में रहता है जब तक आप कुछ नया कॉपी या कट नहीं करते।
Excel में कॉपी और पेस्ट कैसे करें? (How to Copy and Paste)
(A). Home टैब का उपयोग करके:
Excel के रिबन मेनू (Ribbon Menu) का उपयोग करना सबसे आसान तरीका है। इसके स्टेप्स नीचे दिए गए हैं:
- सबसे पहले Excel शीट में उस सेल या रेंज को सेलेक्ट करें जिसे आप कॉपी करना चाहते हैं।
- Ctrl + C दबाएं या Home Tab → Clipboard → Copy विकल्प पर क्लिक करें।
- चयनित सेल्स के चारों ओर एक एनिमेटेड डैश रेखा (Moving Border) दिखाई देगी, जो संकेत देती है कि डेटा क्लिपबोर्ड पर कॉपी हो चुका है।
- अब उस सेल पर क्लिक करें जहाँ आप डेटा पेस्ट करना चाहते हैं और Ctrl + V दबाएं या Home Tab → Paste पर क्लिक करें।
(B). माउस राइट-क्लिक (Right-Click) का उपयोग करना:
- डेटा रेंज को सेलेक्ट करें और माउस से राइट-क्लिक करें।
- मेन्यू में से Copy विकल्प चुनें।
- टारगेट सेल पर राइट-क्लिक करें और Paste विकल्प चुनें।
(C). ड्रैग और ड्रॉप (Drag and Drop) तकनीक:
यह बिना मेनू का उपयोग किए डेटा को कॉपी करने का एक एडवांस तरीका है:
- इच्छित सेल रेंज को चुनें।
- माउस पॉइंटर को बॉर्डर के कोने पर लाएं। जब वह प्लस (+) बन जाए, तो Ctrl की दबाए रखें।
- अब माउस बटन दबाकर डेटा को नई जगह पर Drag करें और छोड़ दें।
Excel में Copy as Picture फीचर का उपयोग कैसे करें?
Microsoft Excel का Copy as Picture एक बेहतरीन एडवांस फीचर है। यह आपको डेटा (Cells, Tables, or Charts) को इमेज फॉर्मेट में कॉपी करने की अनुमति देता है, जिसे आप आसानी से ईमेल, वर्ड फाइल या पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन में पेस्ट कर सकते हैं। यह तब सबसे उपयोगी होता है जब आप चाहते हैं कि आपका डेटा फॉर्मेटिंग के साथ सुरक्षित रहे।
Copy as Picture का उपयोग करने के स्टेप्स:
- सबसे पहले उस डेटा रेंज या सेल्स को सेलेक्ट करें जिसे आप इमेज बनाना चाहते हैं।
- Home Tab पर जाएं और Clipboard Group में मौजूद 'Copy' बटन के पास वाले छोटे तीर (Drop-down) पर क्लिक करें।
- यहाँ आपको Copy as Picture का विकल्प मिलेगा, उस पर क्लिक करें।
- अब एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा, जहाँ आपको दो मुख्य विकल्प चुनने होंगे:
- Appearance (दिखावट):
- As shown on screen: डेटा वैसा ही दिखेगा जैसा स्क्रीन पर दिख रहा है (ग्रिडलाइन्स के साथ)।
- As shown when printed: डेटा वैसा दिखेगा जैसा प्रिंट आउट में आता है (बिना ग्रिडलाइन्स के)।
- Format (प्रारूप):
- Picture: यह एक स्टैंडर्ड वेक्टर फॉर्मेट है जो हर जगह अच्छी क्वालिटी देता है।
- Bitmap: यह पिक्सेल-आधारित फॉर्मेट है, जो फोटो जैसे डेटा के लिए बेहतर है।
- अपनी पसंद के विकल्प चुनकर OK बटन दबाएं।
- अब जहाँ इमेज चाहिए (जैसे Excel के किसी अन्य सेल या Word में), वहां जाकर Ctrl + V दबाएं।
Pro Tip: Excel में डेटा को पिक्चर के रूप में सेव करने से आपकी फाइल का ओरिजिनल डेटा सुरक्षित रहता है और कोई उसे बदल नहीं सकता।
कट और पेस्ट क्या है? (What is Cut and Paste?)
कट और पेस्ट (Cut and Paste) फीचर डेटा या सामग्री को एक स्थान से हटाकर (कट) उसे किसी अन्य स्थान पर डालने (पेस्ट) की सुविधा देता है। यह तब उपयोगी होता है जब आप डेटा को पुन: व्यवस्थित करना चाहते हैं।
1. कट (Cut):
- कट करने पर सामग्री क्लिपबोर्ड में संग्रहीत हो जाती है।
- मूल सामग्री चयनित स्थान से हट जाती है।
2. पेस्ट (Paste):
- पेस्ट के माध्यम से आप क्लिपबोर्ड में संग्रहीत सामग्री को किसी अन्य स्थान पर डाल सकते हैं।
कट और पेस्ट कैसे करें ? (How to Cut and Paste?)
(A).Home टैब का उपयोग करना:
- Excel शीट में उस सेल या रेंज को सेलेक्ट करें , जिसे आप कट करना चाहते हैं।
- Ctrl + X दबाएं या Home Tab → Clipboard Group → Cut पर क्लिक करें।
- चयनित सेल्स के चारों ओर एक डैश वाली रेखा (moving border) दिखाई देगी, जो दर्शाती है कि डेटा क्लिपबोर्ड पर कॉपी हो गया है।
- पेस्ट करने के लिए उस सेल पर क्लिक करें जहाँ आप डेटा पेस्ट करना चाहते हैं।
- Ctrl + V दबाएं या Home Tab → Clipboard Group → Paste पर क्लिक करें
- डेटा चुने गए स्थान पर पेस्ट हो जाएगा।
(B).राइट-क्लिक का उपयोग करना:
- सेलेक्ट किए गए सेल्स पर राइट-क्लिक करें।
- मेन्यू में Cut विकल्प चुनें।
- पेस्ट करने के लिए सेल पर राइट-क्लिक करें और Paste चुनें।
(C).ड्रैग और ड्रॉप तकनीक का उपयोग करना:
- उस सेल या रेंज को चुनें जिसे आप कट करना चाहते हैं।
- माउस पॉइंटर को चयनित सेल के किसी कोने पर ले जाएं, जब माउस पॉइंटर प्लस आकार में बदल जाए।
- माउस का बटन दबाए रखकर चयनित डेटा को इच्छित स्थान पर खींचें (Drag)।
- माउस का बटन छोड़ दें, जिससे डेटा चयनित स्थान पर Move हो जाएगा (Drop)।
Excel कॉपी-पेस्ट शॉर्टकट की तुलना
| फीचर | शॉर्टकट | मेन्यू पथ | उपयोग |
|---|---|---|---|
| कॉपी (Copy) | Ctrl + C | Home → Clipboard → Copy | डेटा डुप्लिकेट करने के लिए |
| कट (Cut) | Ctrl + X | Home → Clipboard → Cut | डेटा मूव करने के लिए |
| पेस्ट (Paste) | Ctrl + V | Home → Clipboard → Paste | डेटा डालने के लिए |
| स्पेशल पेस्ट | Ctrl + Alt + V | Home → Paste → Paste Special | विशेष पेस्ट विकल्प |
Excel Cut, Copy, Paste : Exam Oriented FAQs
Cut (Ctrl+X) - डेटा को मूव करता है, मूल डेटा स्थान से हट जाता है।
उपयोग:
• केवल Values पेस्ट करने के लिए (Ctrl+Alt+V, V)
• केवल Formatting पेस्ट करने के लिए
• Formulas without formatting पेस्ट करने के लिए
1. डेटा को इमेज फॉर्मेट में सेव करने के लिए
2. डेटा को एडिटिंग से प्रोटेक्ट करने के लिए
3. प्रेजेंटेशन/वर्ड डॉक्यूमेंट में उपयोग के लिए
4. स्क्रीनशॉट की तरह उपयोग करने के लिए
लिमिट: 1,048,576 rows × 16,384 columns तक
नोट: अधिक डेटा कॉपी करने पर System Memory के आधार पर Performance प्रभावित हो सकती है।
Fill Handle से कट: बिना Ctrl के ड्रैग करने पर डेटा मूव होता है
Fill Handle का स्थान: सेल के निचले दाएं कोने पर
