एक्सेल में वर्कबुक को सेव करना एक महत्वपूर्ण कदम है जो आपके डेटा को सुरक्षित और व्यवस्थित रखने में मदद करता है। जब आप अपनी वर्कबुक को सेव करते हैं, तो आप अपने डेटा को सुरक्षित स्थान पर संग्रहीत करते हैं जहां से आप इसे आसानी से एक्सेस कर सकते हैं।
इस लेख में, हम वर्कबुक को सेव करने के विभिन्न तरीकों पर चर्चा करेंगे और आपको अतिरिक्त सुझाव भी देंगे जो आपको अपनी वर्कबुक को सुरक्षित और व्यवस्थित रखने में मदद करेंगे।
फाइल टैब का उपयोग करके वर्कबुक को सेव करना (File Tab Method)
- Microsoft Excel में अपनी वर्कबुक खोलें।
- स्क्रीन के ऊपर बाईं तरफ File टैब पर क्लिक करें।
- फिर, Save या "Save As पर क्लिक करें:
- Save (Ctrl + S): यदि वर्कबुक पहले से सेव है और आप उसे दोबारा सेव करना चाहते हैं, तो Save चुनें। यह वर्कबुक को उसी नाम और स्थान पर सेव करेगा।
- Save As (F12):
- नई वर्कबुक के लिए या किसी अलग नाम/स्थान पर सेव करने के लिए उपयोग करें।
- Save As चुनने पर नई विंडो खुलती है, जहां आप वर्कबुक का नाम और स्थान दर्ज कर सकते हैं।
- स्थान चयन करें: Desktop, Documents, या अन्य ड्राइव से चुनें।
- यदि किसी विशेष फ़ोल्डर या ड्राइव में सेव करना हो, तो Browse विकल्प का उपयोग करें।
- फ़ाइल प्रकार (Format) चुनें, जैसे .xlsx, .xls, या .csv।
- अंत में, Save बटन दबाएं।
शॉर्टकट का उपयोग करके वर्कबुक को सेव करना (Using Shortcuts Method)
- Ctrl + S (Save): वर्कबुक को तेज़ी से सेव करने के लिए।
- F12 (Save As): नया नाम और स्थान देने के लिए।
ऑटो सेव का उपयोग ( Using Auto Save Method)
- Microsoft Office के नवीनतम वर्जन (Office 365 या Office 2021) में AutoSave विकल्प स्क्रीन के ऊपर बाईं ओर उपलब्ध होता है।
- यह विकल्प OneDrive पर सेव की गई वर्कबुक्स के लिए स्वतः-सक्रिय (active) होता है।
- AutoSave बंद करें: यदि आवश्यक हो, तो AutoSave स्विच को ऑफ कर सकते हैं।
फाइल को अन्य फॉर्मेट में सेव करना (PDF, CSV)
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Microsoft Excel में वर्कबुक को अन्य फॉर्मेट में सेव करना आसान है। नीचे दिए गए स्टेप्स को फॉलो करें:
- File मेनू में Save As पर क्लिक करें।
- जिस स्थान पर फाइल को सेव करना चाहते हैं, उसे चुनें (जैसे Desktop, Documents, या कोई अन्य फोल्डर)।
- File name बॉक्स में अपनी फाइल का नाम टाइप करें।
- Save as type ड्रॉपडाउन मेनू पर क्लिक करें।
- Excel Workbook (.xlsx)
- Excel 97-2003 Workbook (.xls)
- PDF (.pdf)
- CSV (Comma Delimited) (.csv)
- Web Page (.html/.htm)
- Template (.xltx)
- और अन्य।
- अपनी आवश्यकता के अनुसार फॉर्मेट चुनें (जैसे PDF या CSV)।
- अंत में, Save बटन पर क्लिक करें।
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यहाँ विभिन्न फॉर्मेट्स का विकल्प उपलब्ध होगा, जैसे:
- PDF फॉर्मेट में सेव करने पर: डॉक्युमेंट फाइनल फॉर्मेट में होता है, जिसे कोई एडिट नहीं कर सकता।
- HTML फॉर्मेट में सेव करने पर: डॉक्युमेंट को वेबसाइट पर उपयोग किया जा सकता है।
- CSV फॉर्मेट में सेव करने पर: डेटा को टेक्स्ट के रूप में अलग-अलग प्लेटफ़ॉर्म पर उपयोग करना संभव होता है।
अतिरिक्त सुझाव | Additional Tips
- फाइल का स्वरूप (Format): वर्कबुक सेव करते समय .xlsx, .xls, .csv, आदि प्रारूप चुनें।
- पासवर्ड प्रोटेक्शन: वर्कबुक को सुरक्षित रखने के लिए पासवर्ड सेट करें।
- बैकअप फाइल: महत्वपूर्ण फाइल्स का बैकअप जरूर रखें।
नोट: Excel फाइल का डिफॉल्ट एक्सटेंशन .xlsx होता है, जो Excel Workbook फाइलों को सेव करने का सबसे सामान्य और आधुनिक फॉर्मेट है।
Excel Workbook Saving : Exam Oriented FAQs
▶ Workbook Save करने की शॉर्टकट Key क्या है?
Excel वर्कबुक को सुरक्षित (Save) करने की शॉर्टकट की Ctrl + S है।
▶ पहली बार Workbook Save करने पर क्या होता है?
पहली बार Save करने पर Excel आपसे फ़ाइल का नाम (File Name) और उसे स्टोर करने की लोकेशन (Location) पूछता है।
▶ Save और Save As में क्या अंतर है?
Save मौजूदा फ़ाइल में किए गए बदलावों को सुरक्षित करता है, जबकि Save As का उपयोग नई फ़ाइल बनाने, नया नाम देने या फ़ॉर्मेट बदलने के लिए किया जाता है।
▶ Save As की शॉर्टकट Key क्या है?
एक्सेल में Save As डायलॉग बॉक्स खोलने की शॉर्टकट की F12 है।
▶ Excel Workbook का Default फ़ाइल एक्सटेंशन क्या है?
आधुनिक Excel वर्कबुक का डिफ़ॉल्ट फ़ाइल एक्सटेंशन .xlsx होता है।
▶ पुरानी Excel फ़ाइल का एक्सटेंशन क्या होता था?
Excel के पुराने वर्ज़न (97-2003) में फ़ाइल एक्सटेंशन .xls होता था।
▶ क्या Excel Workbook को PDF में Save किया जा सकता है?
हाँ, आप Save As मेनू में जाकर फ़ाइल टाइप में PDF (.pdf) चुनकर इसे सेव कर सकते हैं।
▶ एक्सेल में AutoSave क्या होता है?
AutoSave एक स्मार्ट फीचर है जो आपके द्वारा किए जा रहे काम को समय-समय पर अपने-आप (Automatically) सेव करता रहता है।
▶ AutoSave और AutoRecover में क्या अंतर है?
AutoSave क्लाउड पर रीयल-टाइम में सेव करता है, जबकि AutoRecover अचानक कंप्यूटर बंद होने पर फ़ाइल को पुनः प्राप्त (Recover) करने में मदद करता है।
▶ Excel Workbook को पासवर्ड से सुरक्षित कैसे करें?
वर्कबुक को सुरक्षित करने के लिए Save As → Tools → General Options में जाकर पासवर्ड सेट करें।
▶ Workbook को CSV फ़ॉर्मेट में Save करने पर क्या होगा?
CSV में सेव करने पर केवल Active Sheet ही सुरक्षित होगी और फ़ाइल की सारी फॉर्मेटिंग (रंग, फॉन्ट आदि) हट जाएगी।
