माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में प्रिंट करना | Printing in Microsoft Excel

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में डेटा प्रबंधन के साथ सही तरीके से प्रिंटिंग करना भी महत्वपूर्ण है। एक्सेल उपयोगकर्ताओं को प्रिंट एरिया सेट करना, ग्रिडलाइन्स जोड़ना, पेज ब्रेक्स सेट करना, और लेआउट कस्टमाइज़ करने जैसी सुविधाएं प्रदान करता है।

यह गाइड आपको एक्सेल में प्रिंटिंग की सरल प्रक्रिया, शॉर्टकट्स, और प्रिंट सेटिंग्स को एडजस्ट करने के तरीके समझाएगा, ताकि आपका डेटा प्रिंटआउट साफ-सुथरा और पेशेवर दिखे।

फाइल टैब का उपयोग करके प्रिंट करना | Printing Using the File Tab

1. Microsoft Excel में अपनी वर्कबुक खोलें।
2. स्क्रीन के ऊपर बाईं तरफ File टैब पर क्लिक करें।
3. Print विकल्प पर क्लिक करें।
4. आपको प्रिंटिंग से जुड़े कई विकल्प दिखाई देंगे:

1. Printer Selection: वह प्रिंटर चुनें, जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं। यदि फाइल को पीडीऍफ़ में कन्वर्ट करना चाहते है तो Microsoft to Print विकल्प का चयन कर Print बटन पर क्लिक करें ।

2. Print Settings:
• Print Active Sheets: केवल उस शीट को प्रिंट करने के लिए जिसका डेटा वर्तमान में ओपन है ।
• Print Entire Workbook: पूरे वर्कबुक (सभी शीट्स) का डेटा प्रिंट करने के लिए।
• Print Selection: चयनित सेल रेंज (जैसे A1:D10) को प्रिंट करने के लिए। इसके लिए पहले डेटा को सिलेक्ट करें और फिर इस ऑप्शन को चुनें।

3. Pages : यदि आपकी शीट में डेटा बड़े आकार का है, तो Excel इसे पेज में विभाजित कर देता है, और आप पेज नंबर रेंज ( जैसे 1 To 3) सेट कर सकते हैं।

4. Collated and Uncollated:
• Collated (क्रमबद्ध):
• यदि दस्तावेज़ में कई पेज हैं, तो यह सुनिश्चित करता है कि प्रत्येक कॉपी पेज 1 से पेज N तक सही क्रम में हो।
• उदाहरण: [1, 2, 3], [1, 2, 3], [1, 2, 3]।
• Uncollated (अक्रमबद्ध):
• यह विकल्प प्रत्येक पेज को एक साथ प्रिंट करता है।
• उदाहरण: [1, 1, 1], [2, 2, 2], [3, 3, 3]।

5. Print Layout:
• Portrait Orientation: लंबवत (Vertical) प्रिंटिंग के लिए ।
• Landscape Orientation: क्षैतिज (Horizontal) प्रिंटिंग के लिए।

6. Paper Size:
प्रिंटआउट का पेपर साइज सेट करने के लिए इस विकल्प का प्रयोग करें। उपलब्ध विकल्प:
• Letter (8.5" x 11"): सामान्य उपयोग के लिए।
• A4 (8.27" x 11.69"): अंतरराष्ट्रीय मानक।
• Legal (8.5" x 14"): बड़े दस्तावेज़ों के लिए।
• Custom Size: आवश्यकता अनुसार कस्टम आकार सेट करने के लिए इस विकल्प का प्रयोग करें ।

7. Margins:
प्रिंटिंग के लिए मार्जिन सेट करने के लिए इस विकल्प का प्रयोग करें।
• Normal: सामान्य मार्जिन।
• Wide: विस्तृत मार्जिन।
• Narrow: पतले मार्जिन।
• Custom Margins:
• Top, Bottom, Left, Right मार्जिन को मैन्युअल रूप से सेट करें।
• Header/Footer का स्पेस एडजस्ट करें।

8. Scaling Options:
• Fit Sheet on One Page: यदि डेटा बड़ा है और एक पेज पर फिट नहीं हो रहा है, तो इस ऑप्शन से पूरा डेटा एक पेज पर फिट हो जाएगा ।
• Fit All Columns on One Page: सभी कॉलम को एक पेज पर फिट करने के लिए।
• Fit All Rows on One page: सभी रो को एक पेज में फिट करने के लिए।
• Custom Scaling: डेटा को आवश्यकता अनुसार स्केल करने के लिए।

5. Preview Section: प्रिंट होने से पहले वर्कबुक का प्रीव्यू देखने के लिए । यह सुनिश्चित करेगा कि लेआउट सही है या नहीं।
6. Copies: उस संख्या को दर्ज करें, जितनी बार आप दस्तावेज़ को प्रिंट करना चाहते हैं। उदाहरण: यदि आप 5 कॉपियां चाहते हैं, तो Copies: 5 सेट करें।

7. Print बटन:सभी सेटिंग्स सही होने के बाद Print बटन पर क्लिक करें।

शॉर्टकट का उपयोग करके प्रिंट करना | Printing Using Shortcut

• Ctrl + P: यह शॉर्टकट आपको सीधे प्रिंट विंडो पर ले जाएगा। यहाँ पर आप प्रिंटर और प्रिंटिंग से जुड़ी सेटिंग्स को एडजस्ट कर सकते हैं ।

प्रिंट सेटिंग्स को एडजस्ट करना | Adjusting Print Settings

1. प्रिंट एरिया सेट करना :

• जिस हिस्से को प्रिंट करना हो, उसे सिलेक्ट करें।
• फिर, Page Layout टैब पर जाएं और Set Print Area चुनें।
• केवल सिलेक्टेड एरिया प्रिंट होगा।

2. ग्रिडलाइन्स और हेडर/फुटर जोड़ना:

• Page Layout टैब में जाएं।
• Gridlines का चयन करें ताकि डेटा के चारों ओर बॉर्डर दिखें।
• Header/Footer विकल्प चुनें:
• हेडर में पेज नंबर, तिथि, या अन्य जानकारी जोड़ें।
• फुटर में कस्टम टेक्स्ट या फाइल नाम जोड़ें।

3. पेज ब्रेक्स जोड़ना:

• डेटा को व्यवस्थित करने के लिए Page Layout टैब में Breaks विकल्प पर जाएं।
• मैन्युअल रूप से पेज ब्रेक जोड़ें।

4. मार्जिन सेट करना:

• Page Layout में जाकर मार्जिन सेट करें।
• प्रिंट आउट को व्यवस्थित दिखाने के लिए Custom Margins का उपयोग करें।

अतिरिक्त सुझाव | Additional Tips

• प्रीव्यू देखें: प्रिंटिंग से पहले हमेशा प्रीव्यू देखें ताकि लेआउट सही हो।
• पेज ब्रेक का उपयोग करें: डेटा को व्यवस्थित करने के लिए Page Breaks सेट करें।
• हेडर और फुटर जोड़ें: आवश्यक जानकारी, जैसे पेज नंबर, तिथि, आदि प्रिंट में जोड़ने के लिए।
• मार्जिन सेट करें: प्रिंट आउट को व्यवस्थित दिखाने के लिए सही मार्जिन चुनें।
• Scaling Options: यदि शीट बहुत बड़ी है, तो Fit to One Page का उपयोग करें ताकि पूरी शीट एक पेज में फिट हो जाए।

निष्कर्ष

माइक्रोसॉफ्ट Excel में प्रिंटिंग के लिए सही सेटिंग्स और लेआउट का चयन महत्वपूर्ण है। प्रिंटिंग से पहले प्रीव्यू देखना सुनिश्चित करें ताकि डेटा स्पष्ट और व्यवस्थित दिखाई दे।