MS Word Window के सभी मुख्य भाग और उनकी पूरी जानकारी

Microsoft Word (MS Word) दुनिया का सबसे लोकप्रिय वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर है। चाहे ऑफिस के प्रोफेशनल डॉक्यूमेंट्स बनाने हों, स्कूल के प्रोजेक्ट्स तैयार करने हों या कोई ई-बुक लिखनी हो, MS Word हर जगह काम आता है। इसकी कार्यक्षमता को पूरी तरह समझने के लिए इसके "विंडो इंटरफ़ेस" को समझना बहुत जरूरी है। नीचे हमने MS Word की विंडो के हर एक हिस्से के बारे में विस्तार से बताया है ताकि आप एक प्रोफेशनल की तरह इसका उपयोग कर सकें।

Table of Contents

• परिचय – MS Word विंडो का महत्व
• टाइटल बार (Title Bar)
• कंट्रोल बटन (Minimize, Maximize/Restore, Close)
• क्विक एक्सेस टूलबार (Quick Access Toolbar – QAT)
• रिबन (Ribbon)
• डॉक्यूमेंट एरिया (Document Area)
• स्टेटस बार (Status Bar)
• स्क्रॉल बार (Scroll Bars)
• रूलर (Ruler)
• मिनी टूलबार (Mini Toolbar)
• कॉन्टेक्स्चुअल टैब (Contextual Tabs)
• माइक्रोसॉफ्ट सर्च (Microsoft Search – Alt + Q)
• डायलॉग बॉक्स लॉन्चर
• परीक्षा के लिए महत्वपूर्ण तथ्य
• Exam Oriented Questions
• YouTube Channel Link

टाइटल बार (Title Bar)

• टाइटल बार विंडो के सबसे ऊपर स्थित एक पतली पट्टी होती है।
• इसमें वर्तमान में खुले हुए दस्तावेज़ (Document) का नाम और उपयोग किए जा रहे सॉफ़्टवेयर का नाम (जैसे Word) दिखाई देता है।
• दस्तावेज़ का नाम:
  • यदि फाइल को पहले से सेव किया गया है, तो वही सेव किया गया नाम दिखता है।
  • यदि फाइल सेव नहीं की गई है, तो डिफॉल्ट नाम जैसे Document1, Document2 आदि दिखाई देता है।
• टाइटल बार से यह जानकारी मिलती है कि आप इस समय किस दस्तावेज़ पर कार्य कर रहे हैं।

कंट्रोल बटन (Control Buttons)

• कंट्रोल बटन किसी भी विंडो के टाइटल बार के सबसे दाएँ छोर पर स्थित होता है ।
• इन्हें Window Control Button भी कहा जाता है।
• इनका उपयोग विंडो के Size और Position को कण्ट्रोल करने के लिए किया जाता है।
• सामान्यतः कण्ट्रोल बटन की संख्या तीन होती है।

1. Minimize (मिनिमाइज़) बटन (-)

• इस बटन का उपयोग विंडो को छोटा करके टास्कबार में भेजने के लिए किया जाता है।
• आवश्यकता पड़ने पर टास्कबार से क्लिक करके विंडो को दोबारा खोला जा सकता है।

2. Maximize / Restore (मैक्सिमाइज़ / रिस्टोर) बटन (□ / ❐)

• Maximize :
  • इस बटन का उपयोग विंडो को पूरी स्क्रीन में फैलाने के लिए किया जाता है।
  • यह तब दिखाई देता है जब विंडो सामान्य आकार में होती है।
• Restore :
  • जब विंडो पहले से पूरी स्क्रीन में होती है, तब यह बटन Restore बन जाता है।
  • इसका उपयोग विंडो को उसके पहले वाले सामान्य आकार में लाने के लिए किया जाता है।

3. Close (क्लोज़) बटन (X)

• इस बटन का उपयोग विंडो या प्रोग्राम को पूरी तरह बंद करने के लिए किया जाता है।
• यदि बंद करते समय कोई कार्य सेव नहीं किया गया हो, तो सिस्टम सेव करने का Dialog Box दिखा सकता है।

शॉर्टकट: Alt + Spacebar दबाकर भी विंडो कंट्रोल विकल्प खोले जा सकते हैं।

📌 इसे भी पढ़ें ➜ सिर्फ एक क्लिक में अपने डॉक्यूमेंट के टेक्स्ट स्टाइल को कॉपी करें — Format Painter गाइड!

क्विक एक्सेस टूलबार (Quick Access Toolbar – QAT)

• Quick Access Toolbar एक छोटा लेकिन बहुत उपयोगी टूलबार होता है, जिसमें सबसे अधिक उपयोग होने वाले कमांड्स रखे जाते हैं, जैसे Save, Undo, Redo आदि।
• यह डिफ़ॉल्ट रूप से टाइटल बार के बाएँ तरफ, Ribbon के ऊपर स्थित होता है।
• इसे Ribbon के नीचे भी रखा जा सकता है।
• इसे यूज़र अपनी आवश्यकता के अनुसार Customize कर सकता है।

शॉर्टकट: Alt + 1, Alt + 2, Alt + 3 से Quick Access Toolbar में मौजूद कमांड्स को उनके क्रमानुसार चलाया जा सकता है।

4. रिबन (Ribbon)

• यह टाइटल बार के ठीक नीचे वाली चौड़ी पट्टी होती है।
• रिबन MS Word का वह टूलबॉक्स है जहाँ काम आने वाले सभी जरूरी फीचर्स एक ही जगह मिल जाते हैं। यहाँ टूल्स को अलग-अलग Tabs में बाँटा गया है ताकि आपको जो चाहिए, वह तुरंत मिल सके।

रिबन के मुख्य घटक (Ribbon Components):

• टैब्स (Tabs): ये रिबन में स्थित मुख्य केटेगरी है (जैसे Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review, View)। प्रत्येक टैब एक विशेष प्रकार के कार्य से संबंधित होता है।
• ग्रुप्स (Groups): एक टैब के अंदर मिलते-जुलते टूल्स को अलग-अलग बॉक्स में व्यवस्थित किया जाता है। जैसे Home टैब में Clipboard, Font, Paragraph, Styles आदि ग्रुप होते हैं। प्रत्येक ग्रुप के नीचे उसका नाम दर्शाने वाला एक छोटा सा लेबल होता है।
• कमांड्स / आइकन्स (Commands / Icons): ये वे वास्तविक बटन, मेनू या नियंत्रण होते हैं जिन पर क्लिक करके कोई कार्य किया जाता है (जैसे B for Bold, I for Italic)।

रिबन को छुपाकर स्क्रीन पर ज्यादा जगह बनाना चाहते हैं, तो कीबोर्ड पर Ctrl + F1 दबाएं!

5. डॉक्यूमेंट एरिया (Document Area)

• रिबन के ठीक नीचे दिखने वाला बड़ा सफेद हिस्सा Document Area कहलाता है।
• यह ठीक एक खाली कागज़ (Blank Paper) की तरह होता है, जहाँ User अपनी रिपोर्ट, लेटर या कोई भी कंटेंट टाइप करते हैं। इसे Working Area भी कहा जाता है।
• जब User यहाँ टाइप करना शुरू करते हैं, तो आपको एक छोटी सी लकीर झपकती हुई (Blinking line) दिखाई देती है, जिसे Cursor कहते हैं। टाइपिंग वहीं से शुरू होती है जहाँ यह कर्सर होता है।

📌 इसे भी पढ़ें ▸ MS Word में Text Formatting सीखें: स्टेप-बाय-स्टेप गाइड

6. स्टेटस बार (Status Bar)

• यह MS Word विंडो के सबसे निचले हिस्से (Bottom) में स्थित एक पतली पट्टी होती है।
• यह User को रीयल-टाइम में बताता है कि आप अभी किस पेज पर हैं और अब तक कुल कितने शब्द (Word Count) लिखे हैं। (उदाहरण के लिए: Page 1 of 5, 250 Words)।
• Zoom Slider: इसके दाईं (Right) तरफ एक स्लाइडर होता है, जिसकी मदद से आप पेज को अपनी सुविधा अनुसार छोटा या बड़ा करके देख सकते हैं।
• View Options: यहीं पर आपको पेज को देखने के अलग-अलग तरीके (जैसे Read Mode या Web Layout) भी मिल जाते हैं।

7. स्क्रॉल बार (Scroll Bar)

• जब कंटेंट एक स्क्रीन में पूरा नहीं आता, तब Scroll Bar काम आता है।
• दो तरह के स्क्रॉल बार होते हैं:
  • Vertical Scroll Bar: यह स्क्रीन के दाईं (Right) तरफ होता है। इसे माउस से ऊपर-नीचे खींचकर डॉक्यूमेंट के अलग-अलग पेजों को देख सकते हैं।
  • Horizontal Scroll Bar: यह स्टेटस बार के ठीक ऊपर होता है। यह तब दिखाई देता है जब आपने पेज को बहुत ज्यादा ज़ूम कर लिया हो, ताकि आप पेज को बाएं से दाएं (Left to Right) सरका कर देख सकें।

आप माउस के बीच वाले Scroll Wheel का इस्तेमाल करके भी बिना क्लिक किए पेज को ऊपर-नीचे कर सकते हैं।

8. रूलर (Ruler)

• यह ठीक एक असली स्केल (पैमाने) की तरह काम करता है। MS Word में आपको दो रूलर मिलते हैं:
  • Horizontal Ruler: यह रिबन के ठीक नीचे होता है और पेज की चौड़ाई बताता है।
  • Vertical Ruler: यह पेज के बाईं (Left) तरफ होता है और पेज की ऊँचाई बताता है।
• इसकी मदद से आप अपने टेक्स्ट का Margin (किनारों की खाली जगह) सेट कर सकते हैं और Indents (पैराग्राफ कहाँ से शुरू होगा) को कंट्रोल कर सकते हैं।

अगर स्क्रीन पर रूलर नहीं दिख रहा है, तो View Tab में जाकर Ruler के चेकबॉक्स पर टिक करके इसे चालू कर सकते हैं।

9. मिनी टूलबार (Mini Toolbar)

• यह एक छोटा और पारदर्शी (Floating) टूलबार है जो अपने आप तब दिखाई देता है , जब user डॉक्यूमेंट में किसी टेक्स्ट को सेलेक्ट करते हैं।
• इसका फायदा: आपको बार-बार ऊपर रिबन के 'Home' टैब तक जाने की जरूरत नहीं पड़ती। जैसे ही आप कुछ शब्द चुनते हैं, यह कर्सर के ठीक पास आ जाता है ताकि आप तुरंत काम कर सकें।
• इसमें राइटिंग से जुड़े सबसे जरूरी कमांड्स होते हैं, जैसे— Bold, Italic, Font Size, Text Color और Highlight।

10. कॉन्टेक्स्चुअल टैब (Contextual Tab)

• ये Hidden टैब्स होते हैं जो हमेशा नहीं दिखते। ये केवल तब आते हैं जब User किसी खास चीज (जैसे इमेज, टेबल या चार्ट) पर क्लिक करते हैं।
• Example: जब आप किसी फोटो पर क्लिक करेंगे, तो रिबन में Picture Format का नया टैब अपने आप जुड़ जाएगा, जिसमें सिर्फ फोटो को एडिट करने के टूल्स होंगे।

11. माइक्रोसॉफ्ट सर्च (Microsoft Search)

• यह विंडो के सबसे ऊपर, टाइटल बार (Title Bar) के बीचों-बीच स्थित होता है।
• यह एक स्मार्ट सर्च बॉक्स है। अगर यूजर MS Word का कोई टूल या कमांड ढूँढ नहीं पा रहे हैं, तो उसका नाम यहाँ टाइप करते ही वह टूल यूजर के सामने आ जाएगा।
• उदाहरण: अगर आपको Table बनाना है लेकिन आप टैब भूल गए हैं, तो बस यहाँ Table लिखें—आपको वहीं से टेबल बनाने का ऑप्शन मिल जाएगा।

शॉर्टकट की (Shortcut Key): कीबोर्ड से तुरंत एक्सेस करने के लिए Alt + Q का इस्तेमाल किया जाता है।

12. डायलॉग बॉक्स लॉन्चर (Dialog Box Launcher)

• रिबन के अंदर प्रत्येक ग्रुप (जैसे Font या Paragraph) के नीचे दाईं ओर एक बहुत छोटा सा तीर (Arrow) का निशान होता है। इसी को Dialog Box Launcher कहते हैं।
• रिबन में जगह कम होने की वजह से केवल मुख्य टूल्स ही बाहर दिखते हैं। जब आप इस छोटे तीर पर क्लिक करते हैं, तो उस ग्रुप से जुड़ी सेटिंग्स का एक पूरा बॉक्स (Dialog Box) खुल जाता है, जिसमें एडवांस ऑप्शंस होते हैं।
• उदाहरण: अगर आप Font ग्रुप के लॉन्चर पर क्लिक करेंगे, तो एक विंडो खुलेगी जहाँ आपको स्ट्राइकथ्रू (Strikethrough), स्मॉल कैप्स और करैक्टर स्पेसिंग जैसे एडवांस फीचर्स मिलेंगे।
• यह उन एक्सपर्ट यूजर्स के लिए बहुत काम आता है जिन्हें बारीकी से फॉर्मेटिंग करनी होती है।

📘 परीक्षा के लिए महत्वपूर्ण तथ्य (MS Word Exam Oriented Points)

• स्क्रॉल बार की संख्या: MS Word में अधिकतम 2 स्क्रॉल बार हो सकते हैं — Vertical Scroll Bar हमेशा दिखाई देता है, जबकि Horizontal Scroll Bar तभी दिखाई देता है जब पेज की चौड़ाई स्क्रीन से अधिक हो।
• सरूलर की संख्या: MS Word में 2 रूलर होते हैं — Horizontal Ruler (Ribbon के नीचे) और Vertical Ruler (पेज के बाईं ओर, केवल Print Layout View में)।
• समार्जिन के प्रकार: Top, Bottom, Left और Right — कुल 4 मुख्य मार्जिन होते हैं। इसके अतिरिक्त Gutter Margin बाइंडिंग के लिए दिया जाता है।
• सज़ूम प्रतिशत: न्यूनतम 10%, अधिकतम 500% और डिफ़ॉल्ट ज़ूम 100% होता है।
• सडिफ़ॉल्ट फॉन्ट सेटिंग: MS Word 2007 और उसके बाद के वर्शन में Calibri (11 pt), जबकि MS Word 2003 तक Times New Roman (12 pt) डिफ़ॉल्ट था।
• सडिफ़ॉल्ट व्यू: MS Word खुलते समय Print Layout View डिफ़ॉल्ट रूप से दिखाई देता है।
• सफाइल एक्सटेंशन: Word 2007 और नए वर्शन में .docx तथा पुराने वर्शन में .docएक्सटेंशन होता है।

📌 इसे भी पढ़ें ▸ Microsoft Word खोलना: स्टेप-बाय-स्टेप गाइड ▸ नया Word Document कैसे बनाएं: आसान तरीका ▸ Word Document शेयर करना: पूरी प्रक्रिया हिंदी में

MS Excel Window: Exam Oriented FAQs

▶ MS Word में डिफ़ॉल्ट फ़ाइल नाम क्या होता है?

MS Word में नई फ़ाइल खोलने पर उसका डिफ़ॉल्ट नाम Document1 होता है। (जब तक उसे किसी नाम से सेव नहीं किया जाता) इसके बाद खोली जाने वाली नई फ़ाइलों के नाम क्रमशः Document2, Document3 आदि होते हैं।

▶ क्विक एक्सेस टूलबार (QAT) कहाँ स्थित होता है?

QAT (Quick Access Toolbar) डिफ़ॉल्ट रूप से टाइटल बार के बाईं ओर, रिबन के ऊपर स्थित होता है, लेकिन आप इसे रिबन के नीचे भी सेट कर सकते हैं।

▶ रिबन (Ribbon) को Hide / Unhide करने का शॉर्टकट क्या है?

रिबन को छुपाने या वापस दिखाने (Hide / Unhide) के लिए Ctrl + F1 शॉर्टकट कुंजी का उपयोग किया जाता है।

▶ स्टेटस बार में हमें क्या-क्या जानकारी मिलती है?

स्टेटस बार से हमें वर्तमान पेज नंबर, कुल शब्दों की संख्या (Word Count), भाषा और ज़ूम लेवल (Zoom Level) की जानकारी मिलती है।

▶ रूलर (Ruler) का मुख्य उपयोग क्या है?

रूलर का उपयोग पेज के मार्जिन (किनारों की खाली जगह) सेट करने तथा टेक्स्ट को सही स्थान पर अलाइन (Align) करने के लिए किया जाता है।

▶ माइक्रोसॉफ्ट सर्च (Alt + Q) किस काम आता है?

माइक्रोसॉफ्ट सर्च बॉक्स (Alt + Q) MS Word में किसी भी टूल, फीचर या कमांड को नाम लिखकर तुरंत खोजने (Search) और सीधे एक्सेस करने के काम में आता है।

▶ MS Word में पेज को अधिकतम और न्यूनतम कितना ज़ूम किया जा सकता है?

MS Word में पेज को अधिकतम 500% और न्यूनतम 10% तक ज़ूम किया जा सकता है।

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